Een tuinfeest organiseren vereist een goede planning en voorbereiding. Doet u dit voor een klein gezelschap, bijvoorbeeld een simpele BBQ dan is het nog te overzien, maar vanaf een man of 15 moet je wel rekening houden met een aantal voorbereidingen. En wat als u een feest gaat organiseren waar u 100 gasten verwacht?
Voorbereiding tuinfeest thuis
Als u een tuinfeest wilt organiseren in eigen tuin let dan ter voorbereiding op zaken als:
- De uitnodiging voor de gasten met plaats, tijd en dresscode.
- Een nette en opgeruimde tuin.
- Voldoende zitplaatsen.
- Decoraties zoals bloemen, slingers en ballonnen.
- Verlichting zoals kaarsen, lantaarns en tuinlampen.
- Een goede geluidsinstallatie.
- Voldoende eten en drinken.
- Schone toiletten voorzien van wc papier, handdoeken en zeep.
- Maatregelen tegen muggen en wespen.
- Een EHBO kit en brandblusser of blusdeken.
Tuinfeest organiseren: plannen en voorbereiden
Houd rekening met het aantal gasten, de datum en tijd, de eventuele benodigde vergunningen en de veiligheid van uw gasten. Het is belangrijk om uw tuin goed voor te bereiden en na te denken over het eten en drinken dat u wilt aanbieden. Ook is het verstandig om een plan B te hebben voor het geval het weer niet meewerkt. Tot slot kan het vaststellen van een eventuele dresscode, bijvoorbeeld in het geval van een themafeest, uw gasten helpen bij het bepalen van hun outfit.
- Zie ook: Feest organiseren checklist
Voor hoeveel gasten organiseer je het tuinfeest?
Hoeveel gasten u kunt uitnodigen voor uw tuinfeest hangt af van de grootte van uw tuin, de beschikbare ruimte, het type evenement en de sfeer die u wilt creëren. Het is natuurlijk altijd handig om niet meer gasten uit te nodigen dan u aankunt qua tuin en budget, dat lijkt me duidelijk.
Als vuistregel kunt u ervan uitgaan dat elke persoon ongeveer 1 vierkante meter ruimte nodig heeft. Het is uiteraard ook belangrijk om ervoor te zorgen dat u voldoende zitplaatsen, eten en drinken hebt voor alle gasten.
Welke datum en tijd zijn het beste voor het organiseren van een tuinfeest thuis?
De datum en tijd voor uw tuinfeest zijn afhankelijk van de gelegenheid van het feest, het weer, de beschikbaarheid van de gasten en uw eigen voorkeuren.
Houd bij het kiezen van de datum rekening met andere evenementen die mogelijk in dezelfde periode plaatsvinden. Ook moet u rekening houden met het weer als u een buitenfeest plant. Het weer kan erg onvoorspelbaar zijn, dus kan verstandig zijn om een reserveplan te hebben.
Vaak worden tuinfeesten georganiseerd in de middag of vroege avond wanneer het nog licht (en zonnig) is. Maar een feest in de late uurtjes of een nachtelijk tuinfeest voor volwassen is natuurlijk ook mogelijk.
Hou rekening met de beschikbaarheid van uw gasten en hun agenda’s. Zorg ervoor dat u de datum en tijd van het feest op tijd communiceert, zodat gasten voldoende tijd hebben om te bevestigen of ze al dan niet kunnen komen.
Daarbij houdt u zeker ook rekening met uw eigen voorkeuren. Het is tenslotte uw feest en u wilt er zeker van zijn dat u zelf ook kunt genieten.
Vergunning aanvragen voor een feest in eigen tuin?
Dit hangt af van waar u woont en de regels die van toepassing zijn. In sommige streken is het nodig om een vergunning aan te vragen voor evenementen, inclusief tuinfeesten. Zo heb ik zelf een feest meegemaakt aan de kust, vlakbij de duinen. Een groot feest waarbij vuurwerk aan te pas kwam. Het gevolg was dat de droge duinen in de brand vlogen met alle ellende van dien. Als hier een vergunning voor was aangevraagd was hij waarschijnlijk geweigerd.
Als u twijfelt of u een vergunning nodig heeft dan kunt u het beste contact opnemen met de gemeente of het stadsbestuur. Zij informeren u over de lokale regelgeving met betrekking tot evenementen.
Eten en drinken
Houd rekening met de smaak (en speciale wensen) van uw gasten en het soort tuinfeest. Meestal wordt dit een barbecue maar u kunt ook bijvoorbeeld gourmetten of het eten zelf van te voren bereiden. Hieronder enkele ideeën:
- Zorg voor verschillende soorten vlees, vis en vegetarische opties. Denk aan hamburgers, hotdogs, worstjes, kipspiesjes, groenteburgers, salades en champignons.
- Maak een aantal verschillende soorten salades, zoals aardappelsalade, pastasalade, groene salade en coleslaw.
- Zet een aantal verschillende soorten hapjes op tafel, zoals bruschetta, gehaktballetjes, kaas en toastjes, groenten en hummus, en gevulde champignons en eieren.
- Zorg voor alcoholische en alcoholvrije dranken zoals bier, wijn, frisdrank, sapjes en water. Zorg voor voldoende ijs in de buurt om de drankjes koel te houden.
- Maak het feest compleet met desserts zoals fruitsalade, ijs, gebak en cupcakes.
U zou ook een cateringservice kunnen inhuren. Een professionele cateraar is bekend met alle soorten feesten en speciale wensen zoals vegetarisch, halal en allergieën.
Hapjes aan huis catering
Ga voor gemak en bestel online via een cateraar bij u in de buurt.
- Snelle levering
- Goedkoop
- Vanuit je luie stoel bestellen
Extra toiletten regelen?
Zorg voor tenminste één toilet voor elke 20-30 gasten. Let er op dat de toiletten schoon en ruim voorzien zijn van wc-papier, zeep en handdoekjes of tissues.
Als u niet voldoende toiletten in huis heeft overweeg dan extra toiletten te huren. Er zijn verschillende soorten toiletten te huur, van eenvoudige draagbare exemplaren tot luxe toiletwagens met meerdere toiletten en wastafels.
Tips voor een veilig tuinfeest thuis
Enkele tips om ervoor te zorgen dat uw tuinfeest veilig verloopt:
- Controleer uw tuin op eventuele gevaarlijke objecten zoals scherpe stenen, glas, spijkers en andere voorwerpen die iemand kunnen verwonden.
- Zorg ervoor dat eventuele trappen en hellingen in uw tuin veilig zijn. Plaats bijvoorbeeld anti-slipmatten en zorg voor goede verlichting.
- Als u kaarsen of vuurkorven gebruikt zet ze dan op een veilige plek en zonder brandbare materialen in de buurt.
- Als er kinderen aanwezig zijn houd ze dan goed in de gaten en let er op dat er geen gevaarlijke voorwerpen (bestek, messen) zijn, en dat ze niet bij gevaarlijke plekken kunnen komen (zwembad, doornstuiken, hete BBQ etc).
- Houd rekening met de buren en zorg ervoor dat het geluid niet te hard is. Overleg van tevoren met uw buren over het tijdstip en de duur van uw tuinfeest.
Is een plan B nodig in het geval van slecht weer?
Het is altijd verstandig om een plan B te hebben voor het geval het weer niet meewerkt tijdens uw tuinfeest. Het weer kan immers onvoorspelbaar zijn, dus is het verstandig om voorbereid te zijn op regen of ander slecht weer.
Enkele ideeën voor een plan B:
- Plaats een partytent, een luifel of een parasol waar mensen kunnen schuilen als het weer omslaat.
- Heeft u de ruimte verplaats het feest dan naar binnen.
- Overweeg om het feest te verplaatsen naar een andere locatie zoals een restaurant, café of zaal.
- Pas het menu aan op het weer. Serveer bijvoorbeeld soep, thee en koffie in plaats van koude dranken en ijsjes.
- Als u verwacht dat het weer wel eens slecht zou kunnen zijn, communiceer dit dan duidelijk met uw gasten ivm kleding, vervoer etc.
Is een dresscode nodig?
Over het algemeen is het niet noodzakelijk om een formele dresscode te hebben voor een tuinfeest, tenzij u specifiek iets plant.
Als u wel een dresscode wilt vermeld dit dan bij het uitnodigen. Enkele voorbeelden van dresscodes voor een tuinfeest zijn:
- Smart casual: Dit houdt in dat gasten netjes gekleed zijn maar niet te formeel. Denk aan een nette blouse met een chino en voor dames een net zomerjurkje.
- Zomers: Jurkjes, korte broeken en slippers passen bij een informeel tuinfeest.
- All-white: Als u een chique tuinfeest organiseert kunt u de gasten vragen om volledig in het wit te komen.
Heeft u aanvullingen op al deze tips laat het me gerust weten. Veel succes bij het organiseren van uw tuinfeest!