Feest organiseren checklist

Een feest is een spannende en leuke gebeurtenis waar iedereen naar uitkijkt! Er komt veel kijken bij het plannen van feest; de uitnodigingen, decoraties, eten en drinken, activiteiten etc. Om u te helpen bij het organiseren van het feest biedt dit artikel een handige “feest organiseren checklist” voor een succesvolle feestplanning.

Basisprincipes van het organiseren van een feest

Een checklist bij het organiseren van een feest is een must-have. Het helpt je georganiseerd en op schema te blijven met alles wat er voor, tijdens en na het feest moet gebeuren. De checklist moet taken bevatten zoals het kiezen van een thema, het maken van een gastenlijst, het versturen van uitnodigingen, het plannen van het menu en de drankjes, het regelen van decoraties en entertainment en het opruimen.

Hou in ieder geval rekening met met de interesses en voorkeuren van uw gasten zodat iedereen zal genieten. Nadat u al dan niet een thema hebt gekozen, kunt u beginnen met het maken van de gastenlijst. Dit kunnen familieleden, vrienden, collega’s en buren zijn.

Het volgende op de lijst is het versturen van uitnodigingen, dit kan per e-mail of per post. Zorg ervoor dat u alle relevante informatie vermeldt, zoals datum, tijd en locatie, samen met eventuele speciale instructies of verzoeken. Als het gaat om het plannen van het menu en de drankjes, zorg er dan voor dat u ook rekening houdt met gasten met dieetbeperkingen. Denk tenslotte na over entertainment zoals muziek en spelletjes.

Benodigdheden en decoraties

Benodigdheden en decoraties is belangrijk bij elke feest-checklist. Begin met het maken van een lijst van alles wat u nodig hebt, van borden en kopjes tot servetten en bestek, afhankelijk van het soort feest. Als u eenmaal de basis genoteerd hebt overweeg dan om wat leuke extra’s toe te voegen zoals ballonnen en slingers.

Overweeg om decoraties en kleuren te gebruiken die passen bij uw feest. Is het thema gewoon “relaxt en genieten” voeg dan in elk geval wat kaarsen en bloemen toe aan de checklist. Bij uitgesproken themafeesten moet u wat meer werk verzetten en creatiever zijn. Mijn pagina “Themafeest ideeën” is hiervoor een prima inspiratiebron.

Vergeet tot slot de verlichting niet. Goede verlichting kan echt de sfeer bepalen en een gastvrije en uitnodigende sfeer creëren voor gasten wanneer ze aankomen. Overweeg om lichtslingers of kaarsen te gebruiken. Door deze finishing touch toe te voegen zorgt u ervoor dat uw evenement er echt speciaal uitziet en aanvoelt!

Eten en drinken checklist

Bij het opstellen van een eten en drinken checklist voor het feest moet u eerst bepalen hoeveel gasten aanwezig zullen zijn.

Zodra u een ruwe schatting heeft van het aantal mensen dat uw feest zal bijwonen, is het tijd om te beslissen welk type menu of cateringservice u wilt aanbieden. U kunt een professionele cateraar inhuren of zelf het menu samenstellen. Houd bij het plannen van het menu rekening met eventuele dieetbeperkingen of allergieën van uw gasten.

Zorg ervoor dat er genoeg drankjes beschikbaar zijn voor iedereen, met en zonder alcohol. U kunt een verscheidenheid aan keuzes aanbieden zoals wijn, bier, sterke drank, frisdrank en sapjes. En natuurlijk voldoende water.

Catering online regelen is natuurlijk ook mogelijk!

Tip!

Bekijk het aanbod

Hapjes aan huis catering

5

Ga voor gemak en bestel online via een cateraar bij u in de buurt.

Voordelen

• Snelle levering
• Goedkoop
• Vanuit je luie stoel bestellen

Entertainment checklist

Wilt er zeker van zijn dat uw gasten de hele avond plezier hebben en zich vermaken maak dan een entertainment checklist. Het inhuren van een dj of band om te dansen, zelf een playlist samenstellen, spelletjes, een fotoshoot, een kwis etc. zijn simpele maar leuke manieren van vermaak.

Een andere optie is het inhuren van een goochelaar of een andere artiest om uw gasten live entertainment te bieden. Dit is vooral leuk als u een themafeest geeft, zoals een halloween, maffia, jaren 80 of oudejaarsfeest.

Uitnodigingen

Uw checklist voor het organiseren van een feest moet in elk geval bestaan uit de datum en de gastenlijst, zodat u uw uitnodigingen ruim op tijd kunt maken en verzenden.

Houd rekening met het soort feest dat u organiseert bij het ontwerpen en versturen van uitnodigingen. Bij formele feestavonden kunt u bijvoorbeeld meer elegante en verfijnde uitnodigen versturen en bij informele borrels kan een email of belletje al voldoende zijn. Ben u van plan een feest te organiseren met een specifiek thema of een specifieke dresscode, zorg er dan voor dat u deze informatie opneemt in de uitnodiging.

Vergeet tot slot de RSVP’s (verzoek onderaan de uitnodiging) niet! Als u een RSVP-deadline op uw uitnodiging opneemt, zorgt u ervoor dat u vóór de dag van het evenement reacties ontvangt van alle uitgenodigde gasten. Dit kan enorm helpen als het gaat om het plannen van zaken als eten en zitplaatsen.

Laatste voorbereidingen

Als u eenmaal alle belangrijke taken van het organiseren van feesten hebt volbracht, is het tijd om je te concentreren op de laatste voorbereidingen. Deze fase omvat het controleren en dubbelchecken of alles in orde is voordat gasten arriveren. Het eerste dat u moet doen, is uw checklist voor het organiseren van een feest nog een keer doornemen. Zorg ervoor dat elk item op de lijst is verantwoord.

Bekijk vervolgens uw gastenlijst en zorg ervoor dat iedereen heeft gereageerd. Als u een groot aantal gasten verwacht, maak dan een zitplaatsindeling en wijs de zitplaatsen dienovereenkomstig toe. Misschien wilt u ook bepaalde taken aan andere mensen delegeren, zoals het opzetten van decoraties of het bereiden van etenswaren.

Controleer ten slotte of alle benodigde benodigdheden aanwezig zijn, inclusief servies, serveergerei, dranken, ijs, servetten enz. Vergeet niet om van tevoren afspeellijsten met muziek op te zetten en ervoor te zorgen dat luidsprekers of geluidssystemen goed werken. Door deze laatste voorbereidingsfase goed door te nemen, zorgt u ervoor dat uw feest voor alle betrokkenen een onvergetelijke gebeurtenis wordt!